Møtet fant sted i store sal ved Ørland kultursenter og det var en god del folk som hadde møtt opp. Det var styringsgruppens leder, Odd Inge Mjøen, som først tok ordet på møtet. Han redegjorde blant annet for hvordan denne gruppen var satt sammen, hva formålet med gruppen var og hvordan fremdriftsplanen ville se ut for prosjektet videre.
Deretter gjennomgikk prosjektleder Bent Aslak Brandtzæg (bildet) Telemarksforsknings rapport, med både positive og negative utfordringer. Til slutt ga han de fremmøtte en konklusjon med de viktigste punktene og fortalte at de konkluderte med at fordelene var større enn ulempene ved en eventuell sammenslåing.
På slutten av møtet fikk de fremmøtte muligheten til å komme med innspill og spørsmål til Mjøen, Brandtzæg og de to ordførerne, Arnfinn Astad og Hallgeir Grøntvedt. Her kom det kommentarer på både rapporten og hvordan det mulige samarbeidet vil se ut i fremtiden. Det var uenighet blant folket på punktet om fremdriften i prosessen. Noen mente det har gått for fort fremmover, mens andre syntes denne saken burde vært avgjort for lenge siden.
Det ble også en del debatt rundt spørsmålet om en folkeavstemning, og om denne i så fall vil være rådgivende eller bindende. Man ble da gjort oppmerksom på at en slik avstemning ikke er lovpålagt å ha, men ordførerne ga inntrykk av at en slik avstemning vil bli tatt med i prosessen.